Afinal a gestão de tempo depende só de nós?

Sim, e não! Depende de nós, porque é o nosso tempo que está a correr, mas se tivermos uma ajuda, um auxílio, então podemos dizer que depende não só de nós, mas dos métodos que arranjamos.

Poderia dizer que tenho apps, para tudo e para nada, mas a verdade é que tenho mesmo apps para tudo. Mas falo num contexto de trabalho, porque contar kms ou calorias não entra aqui para a conversa.

Basicamente as aplicações, são o nosso assistente virtual, a quem delegamos tarefas. Onde escrevemos, apontamos, partilhamos, mas principalmente onde nos apoiamos para não nos esquecermos de nada. As aplicações existem, de todas as formas e feitios, se não gostarem de trabalhar com uma, existem mais mil e uma que fazem o mesmo.

Mas o meu segredo, na gestão de tempo, não assenta numa app, mas sim em várias. Talvez fosse mais indicado ter tudo centrado, mas ao longo do tempo acabei por ter as tarefas segmentadas por aplicações. Existem coisas que gosto mais de fazer num lado, e outras noutro. Partilho aqui, os meus 3 assistentes virtuais:

Asana

É o meu coordenador de equipa e tarefas. Uso esta aplicação todos os dias, com dois propósitos distintos:

1. Para gerir as minhas tarefas e trabalhos. Coloco tudo por fases, coloco os timings, comentários, anexos os briefings, e tenho tudo segmentado por prioridades. Assim não me esqueço de nada. Basicamente é a minha lista de to-dos que sincroniza em todos os devices que uso.
2. Utilizo para coordenar trabalhos com outros colegas e clientes. Basicamente tenho projectos partilhados com outras pessoas, onde atribuímos tarefas para cada um. É uma excelente ferramenta quando temos trabalhos contínuos sempre com o mesmo cliente, assim ambos têm acesso à mesma lista de tarefas.

Evernote

Assim, de repente é a aplicação que uso à mais tempo. Já lá vão uns bons anos. E por isso, habituei-me a esta app faz tempo, e já lá tenho muita coisa acumulada. É uma app como se fosse um bloco de notas. Simples. Criamos pastas, escrevemos notas, podemos adicionar ficheiros ou imagens, mas basicamente é onde aponto tudo. É o meu caderno diário. Muito semelhante, e também muito sugerido é o Trello.

1. Tenho pastas criadas onde agrego toda a informação essencial para os meus recursos internos, como por exemplo: logins, links úteis, sites que uso mais vezes.
2. Guardo toda a informação mais descritiva de cada projecto, como que um arquivo. Para um projecto por exemplo de um site, guardo os acessos criados, o que foi feito, as imagens, etc.

Wave

Controlar pagamentos, cobranças e facilitar os mesmos pagamentos, é um trabalho que também nos ocupa muito tempo. Por isso utilizo o Wave, é um site que vem acompanhado com app, onde podemos criar os nossos invoices, e ter métodos de pagamento já integrados. Aqui, consigo controlar os pagamentos de cada trabalho, enviar um bonito invoice ou pedido de pagamento directamente para o cliente. E se passou o tempo de receber o pagamentos somos alertados e temos a possibilidade de alertar também o cliente.

• Estes invoices não são válidos como facturas, são apenas pedidos de pagamento, actualmente tenho integrado o paypal, transferencia bancária e cartão de crédito.
• Mesmo que não queiram fazer o envio para os clientes, podem usar apenas internamente para controlo de pagamentos.